«Establecer el contexto» es una herramienta/metodo de gestión esencial que ayuda a los líderes a crear significado, inducir energía y ayudar a las personas a enfrentar cambios.

Al establecer el contexto, los líderes permiten que las personas entiendan qué están haciendo, por qué es importante y necesario, y qué deben hacer a continuación. Esta práctica es crucial para mantener a los equipos alineados y motivados, especialmente durante tiempos de cambio o incertidumbre.

Establecer el contexto: Macro y micro

Macro: A nivel macro, se trata de compartir la «gran imagen», de manera que podamos situar continuamente nuestro trabajo dentro de un contexto más amplio, conectado, interdependiente y dinámico que siempre tiene un pasado, un presente y un futuro potencial. Por ejemplo, un líder podría explicar la estrategia general de la empresa, sus objetivos a largo plazo y cómo los diferentes departamentos y proyectos se interconectan para alcanzar estos objetivos. Otro ejemplo podría ser describir cómo los cambios en el mercado global o las nuevas regulaciones gubernamentales pueden influir en la estrategia de la empresa.

Micro: A nivel micro, el contexto trata de qué significa el cambio para nosotros y nuestro trabajo, y por tanto, en qué queremos centrarnos y lograr ahora en esta próxima conversación o reunión. Esto puede incluir detalles específicos sobre un proyecto en particular, roles y responsabilidades individuales, y prioridades inmediatas. Por ejemplo, si la empresa ha decidido adoptar una nueva tecnología, el líder debería explicar cómo esta decisión impacta el trabajo diario de los miembros del equipo y qué se espera de ellos durante el proceso de transición.

Cómo establecer el contexto con el equipo

1. Conectar al equipo con el «Por qué?»: Es crucial que el equipo entienda por qué se está llevando a cabo una misión o proyecto determinado. Explicar el «por qué» ayuda a dar sentido al trabajo y motiva al equipo. Por ejemplo, un líder podría decir: «Estamos implementando este nuevo sistema porque nos permitirá ser más eficientes y mejorar la calidad de nuestro servicio al cliente.»
2. Explicar al equipo cualquier cambio en el entorno más amplio que podría cambiar sus prioridades: Es importante que el equipo esté al tanto de los cambios en el entorno que podrían afectar su trabajo. Esto podría incluir cambios en el mercado, nuevos competidores o desarrollos tecnológicos. Por ejemplo, si una empresa de tecnología detecta una nueva tendencia en las preferencias de los usuarios, los líderes deberían informar al equipo sobre esta tendencia y cómo podría influir en sus tareas y objetivos.
3. Explicar las «reglas del juego» al equipo y qué estamos tratando de lograr: Es fundamental que el equipo tenga claro cuáles son las expectativas y los objetivos. Explicar las reglas del juego implica definir claramente los objetivos, los roles, las responsabilidades y los criterios de éxito. Además, es importante invitar a los miembros del equipo a hacer preguntas y compartir sus expectativas para asegurar que todos estén alineados. Por ejemplo, durante una reunión inicial para un nuevo proyecto, el líder podría decir: «Este es el objetivo del proyecto, estos son nuestros plazos, y estas son las áreas donde necesitamos colaboración. Si tienen alguna duda o sugerencia, ahora es el momento de hablar.»

Cómo establecer el contexto con supervisores o directivos

1. Presentar la » Imagen en sentido amplico»: Al comunicarse con supervisores u otros directivos, es importante comenzar presentando la visión general del proyecto o iniciativa. Esto incluye los objetivos estratégicos, el impacto esperado y cómo se alinea con las prioridades de la organización. Por ejemplo, uno podría decir: «Este proyecto tiene como objetivo aumentar la eficiencia operativa en un 15%, lo que nos permitirá reducir costos y mejorar la competitividad en el mercado.»
2. Describir los factores externos e internos que influyen en el Proyecto: Explicar los factores externos como las tendencias del mercado, la competencia y las regulaciones, así como los factores internos como los recursos disponibles y las capacidades del equipo. Esto proporciona un contexto más amplio y ayuda a los supervisores a entender las decisiones tomadas. Por ejemplo: «El aumento de la competencia en nuestro sector nos obliga a innovar más rápidamente, y este proyecto está diseñado para acelerar nuestro ciclo de innovación.»
3. Definir claramente las expectativas y los resultados deseados: Definir claramente qué se espera del proyecto, incluidos los plazos, los recursos necesarios y los criterios para medir el éxito. Además, es crucial asegurarse de que haya un alineamiento sobre estos puntos con los supervisores o directivos. Por ejemplo: «Esperamos completar la implementación en seis meses, con un retorno de la inversión estimado en un año. Estas son las métricas que utilizaremos para evaluar el éxito del proyecto.»

Este enfoque permite que tanto los miembros del equipo como los supervisores o directivos comprendan mejor su rol y sus responsabilidades dentro de la organización, creando así un ambiente de trabajo más cohesionado y enfocado. Esto no solo mejora la productividad, sino que también ayuda a construir una cultura organizacional positiva donde los empleados se sienten valorados y motivados.